Datenschutz E-Mail

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in der E-Mail-Kommunikation ist:

Michael Höner Solutions
Inhaber: Michael Höner
Alter Soestweg 54
59821 Arnsberg
E-Mail: info@michael-hoener.de

2. Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder von uns eine erhalten, verarbeiten wir die in der E-Mail enthaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung Ihrer Anfrage (z. B. Terminvereinbarung, Fragen zu Leistungen)
• Anbahnung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs­pflichten (z. B. handels- und steuerrechtlich)

Eine Verarbeitung zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht ohne Ihre vorherige Einwilligung.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Anbahnung und Durchführung eines Vertrages
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Beantwortung Ihrer Nachricht
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Aufbewahrungspflichten

4. Datenkategorien

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name und Anrede
• E-Mail-Adresse
• ggf. Telefonnummer und Postanschrift, sofern angegeben
• ggf. Unternehmenszugehörigkeit, sofern angegeben
• Inhalt Ihrer Nachricht
• Metadaten der E-Mail (Datum, Uhrzeit, technische Header)

5. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt
• Es ist zur Vertragserfüllung erforderlich (z. B. Steuerberater, IT-Dienstleister mit Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Auftragsverarbeitung

Unser E-Mail-Postfach wird gehostet bei: [Bitte ergänzen: Name & Anschrift Ihres E-Mail-Hosters]. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungs­vertrag nach Art. 28 DSGVO.

6. Speicherdauer

E-Mails werden so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Konkret:

• Anfragen ohne Geschäfts­beziehung: Löschung spätestens 12 Monate nach abschließender Bearbeitung
• Geschäftsbezogene E-Mails: Aufbewahrung für 6 oder 10 Jahre nach Handels- bzw. Steuerrecht (§ 257 HGB, § 147 AO)

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die E-Mails gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage zur Aufbewahrung besteht.

7. Sicherheit der E-Mail-Kommunikation

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation über das Internet keinen vollständigen Schutz vor Mitlesen oder Veränderung durch Dritte bietet. E-Mails sind in der Standardkonfiguration mit einer Postkarte vergleichbar.

Was wir tun

• Transport-Verschlüsselung (TLS) zwischen Mail-Servern, soweit vom Gegenseiten-Server unterstützt
• Aktuelle Anti-Spam- und Malware-Filterung
• Zugriffsschutz auf das E-Mail-Postfach durch Mehr-Faktor-Authentifizierung

Was Sie tun können

Wenn Sie sensible Inhalte (z. B. vertrauliche Geschäftsdaten, Passwörter, personenbezogene Daten Dritter) übermitteln möchten, empfehlen wir alternative Kommunikationswege: persönliches Gespräch, Telefon, oder eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung (z. B. PGP, S/MIME — auf Anfrage).

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO — soweit keine Aufbewahrungs­pflichten entgegenstehen)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte: info@michael-hoener.de.

Es besteht zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde — siehe vollständige Datenschutzerklärung.